Stages en 2019 : Les obligations légales de l’employeur
Publié le 16 avril 2019 | Mis à jour le 16 avril 2019
Publié le 16 avril 2019 | Mis à jour le 16 avril 2019
Les entreprises ou autres structures d’accueil, qu’elles soient du secteur privé, public ou associatif, doivent respecter une réglementation spécifique concernant les stages. Durée, maximale, rémunération minimum obligatoire, délai entre 2 stages… Cette réglementation évolue souvent et il n’est pas toujours simple d’être à la page.
En ce milieu d’année 2019, VIP Stage & Alternance a fait le point pour vous.
Tout d’abord, il est utile de préciser ce qu’est un stage : il s’agit d’une mise en situation temporaire d’un étudiant, de quelque niveau que ce soit, lui permettant d’acquérir des compétences professionnelles liées à sa formation.
Les missions confiées au stagiaire doivent être en lien avec le projet pédagogique de son établissement d’enseignement et par conséquent de la formation suivie.
Le stagiaire ne doit en aucun cas être considéré par sa structure d’accueil comme un salarié.
Un stage doit être intégré dans le cursus de formation de l’étudiant, dont le volume d’enseignement pédagogique est de 200 heures minimum par année d’enseignement. A noter que dans ce volume d’enseignement pédagogique, un minimum de 50 heures doit être dispensé en présence de l’étudiant.
L’employeur doit mentionner la présence du stagiaire dans une section spécifique du registre unique du personnel mais n’est pas tenu d’effectuer de déclaration préalable d’embauche, le stagiaire n’étant pas considéré comme un salarié.
La structure d’accueil veillera à :
Il existe 2 cas de figure : les entreprises de moins de 20 salariés et les entreprises de plus de 20 salariés.
A noter que dans les 2 cas, un tuteur ne peut pas suivre plus de 3 stagiaires en même temps.
Au-delà d’une période de 2 mois (soit l’équivalent de 44 jours à raison de 7 heures par jour ou plus de 308 heures de présence sur la base d’une durée quotidienne différente) pendant la même année scolaire/universitaire, l’employeur est tenu de verser à son stagiaire une gratification minimale de 3,75 euros par heure de stage, ce qui correspond à 15% du plafond de la Sécurité Sociale.
Le plafond de la Sécurité Sociale est modifié chaque année au 1er janvier ; si la hausse intervient au cours du stage, la convention doit prévoir de façon claire une augmentation de la gratification à partir de la date de revalorisation.
Dans certaines branches professionnelles, ce montant minimal peut être plus élevé grâce à des conventions de branches ou des accords professionnels étendus.
Ce montant minimum peut bien entendu être revu à la hausse par l’employeur.
Au-dessous de la période des 2 mois, la gratification reste facultative pour l’employeur.
Le stagiaire peut bénéficier de certains droits et avantages des salariés, comme par exemple les avantages proposés par le comité d’entreprise.
Concernant les frais de transports et/ou de repas, l’employeur est tenu de rembourser une partie des frais de son stagiaire, et ce dans les mêmes conditions que le remboursement dû aux salariés.
Le remboursement des frais n’est pas compris dans la gratification mensuelle ; ils doivent en effet être payés en plus de cette dernière.
Pour les stages supérieurs à la période de 2 mois, le stagiaire bénéficie des mêmes conditions de congés et d’autorisation d’absence que les salariés de l’entreprise. Pour les stages d’une durée inférieure, cette possibilité n’est pas obligatoire et reste à l’appréciation de l’employeur.
Un stage est obligatoirement régi par une convention de stage, sans laquelle il ne pourra pas être reconnu.
La convention devra être signée entre les différentes parties prenantes c’est-à-dire :
De plus, pour être valable, la convention devra mentionner :
Comme indiqué précédemment, l’organisme d’accueil doit tenir à jour une liste des conventions de stage et inscrire les noms/prénoms des stagiaires accueillis dans la partie spécifique du registre unique du personnel.
Si le stage a lieu à l’étranger, une fiche d’information faisant état de la réglementation du pays d’accueil sera annexée à la convention de stage.
En fin de stage, l’organisme d’accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage, qui doit mentionner à minima la durée effective totale du stage et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.
Un stage est obligatoirement régi par une convention de stage, sans laquelle il ne pourra pas être reconnu.
Un stage ne peut pas dépasser 6 mois par année d’enseignement.
Si le stage est réalisé par périodes fractionnées au cours d’une année d’enseignement, sa durée est de 924 heures au maximum sur l’année.
A noter : en cas d’embauche du stagiaire à l’issue du stage, la durée de celui-ci sera déduite de la période d’essai.
Elle sera également prise en compte dans le calcul de l’ancienneté.
La structure d’accueil est tenue de respecter un délai minimum entre 2 stages sur un même poste, qui correspond à 1/3 de la durée du stage précédent.
Cette obligation prend fin si c’est le stagiaire qui a choisi lui-même d’interrompre le stage.
Pour conclure, il est important de préciser qu’en cas de non-respect de ces règles d’encadrement des stages, l’organisme d’accueil encourt une amende administrative.
Cette dernière peut aller jusqu’à 2 000 euros par stagiaire concerné et jusqu’à 4 000 euros en cas de nouvelle infraction dans l’année qui suit la notification de la première amende.
