Présentation de l'entreprise
Mission proposée
Offre de stage 6 mois – Assistant(e) chef de projet événementiel Run In Lyon 2019
L'entreprise crée et organise des événements sportifs internationaux de premier plan. Cette entreprise organise plus de 55 événements dans 5 univers sportifs : le cyclisme, les sports mécaniques, le golf, les sports de masse et la voile.
Dans le cadre de la préparation du Run In Lyon (10km, Semi-marathon, Marathon et Marathon en relais à 3), qui aura lieu le 6 octobre 2019, la structure recherche 1 stagiaire pour le poste d’assistant(e) chef de projet événementiel basé à Lyon. Le stage est à pourvoir pour une durée de six mois à compter de fin avril 2019.
Missions :
Gestion du programme Bénévoles
Recrutement des 800 bénévoles nécessaires au bon déroulement de l’événement ;
Activation du réseau depuis notre base de données et prospection ;
Gestion administrative des inscriptions bénévoles avec le recueil des documents nécessaires ;
Renseignement des bénévoles à toutes les étapes du processus ;
Mise à jour des documents des outils de communication à destination des bénévoles ;
Mise à jour des organigrammes et des fiches de postes ;
Affectation des bénévoles ;
Gestion des dotations bénévoles et de leur distribution (catering, tenues, badges) ;
Gestion de la logistique et la signalétique bénévoles ;
Mise en place de l’événement ;
Gestion des bénévoles et animation de la Tente Bénévoles pendant l’événement ;
Organisation d’une soirée d’informations et de remerciements des bénévoles ;
Réalisation d’une enquête de satisfaction bénévoles.
Préparation des parcours
Repérage parcours ;
Gestion du dossier de mobilier urbain ;
Mesurage officiel si besoin ;
Réflexion sur la signalétique.
Mise en œuvre des actions de communication au niveau local
Mise à jour du plan de communication local ;
Mise en œuvre du plan de communication local ;
Communication sur les réseaux sociaux.
Gestion de projet
Démarche pré-événement – événement – post-événement ;
Définition de la stratégie pour chacun des dossiers cités ci-dessus, identification des problèmes rencontrés et propositions d’actions pour permettre l’optimisation de traitement de chaque dossier ;
Reportings réguliers auprès du chef de projet de l'entreprise situé en région parisienne et auprès des responsables de Génération Oxygène et de l’Association Amicale des Athlètes du Lyonnais ;
Préparation et animation de réunions ;
Mise à jour du Guide d’organisation de l'entreprise pour le Run In Lyon 2019.
Management d’une équipe de stagiaires recruteurs
Répartition des tâches entre les différents stagiaires ;
Aide dans la réalisation des tâches affectées ;
Contrôle du travail effectué.
Facturation
La liste des missions n’est pas exhaustive. Vous serez en relation régulière avec le chef de projet de l'entreprise basé en région parisienne et avec les responsables opérationnels de l'entreprisee et de l’Association Amicale des Athlètes du Lyonnais basés à Lyon.
Profil recherché :
Bac +5 en management du sport, événementiel, gestion de projet, communication ;
Rigoureux, doté d’un sens du relationnel, volontaire et aimant le contact avec le monde associatif ;
Grande autonomie avec la capacité de travailler en équipe ;
Maîtrise du Pack Office et des logiciels PAO ;
Une expérience en événementiel notamment sportif serait un plus.
Détails :
Stage de 6 mois (de fin avril à fin octobre 2019)
Rémunération : Rémunération légale + 50% de la carte TCL /mois
Poste basé à Lyon 6ème arrondissement
