Stagiaire Assistant de Direction (ADDI/HQ)

Mission proposée

1. Assistanat Général (Gestion et Suivis des dossiers)

1.1 Gestion et suivi de l'agenda

- Préparation des dossiers relatifs aux réunions avec les Directeurs (interne et externe)
- Organisation des déplacements de la DG (et établissement d'une feuille de route si nécessaire)
- Préparer les dossiers relatifs aux interventions extérieures de la Directrice Générale et assurer la réception en temps et heure de dossiers préparatoires des réunions auxquelles assiste la DG (collecte de documents : agenda, informations pratiques et documents à consulter avant la réunion...)

1.2 Secrétariat Général

- Classement et archivage
- Recherche de documentation pour élaboration des dossiers thématiques

2. Initiative et réseau ACTED (Washington, Genève, OXUS, IMPACT, PSF, etc.)

- Suivi juridique des dossiers
- Classement et archivage

3. Gouvernance

3.1 Associative (AG, CA, Membres, etc.)

- Suivi de l'organisation des Assemblées Générales
- Suivi de contact
- Organisation et préparation des Conseils d'Administration trimestriels
- Organisation et préparation des Bureaux mensuels

3.2 Opérationnelle (lien avec les pays d'interventions)

- Suivi des délégations de pouvoirs et pouvoirs de signature terrain

4. Suivi Juridique

- Assurer le suivi des enregistrements et obligations légales dans tous les pays d'ACTED
- Consolider les contacts des soutiens juridiques dans les pays d'ACTED

5. Relation externes / Partenariats (Alliance 2015, Coordination Sud, CECI etc.)

- Suivi et gestion des dossiers
- Préparation des dossiers
- Consolidation des contacts (DG, Directeurs...)

6. Communication interne

- Assurer le dispatching des parapheurs auprès des directions de l'entreprise
- Collecte des informations, contrats, documents à l'intention de la DG
- S'assurer de la circulation des informations et du dispatching auprès des différents départements et de la direction pour les signatures diverses