Présentation de l'entreprise
Mission proposée
L'entreprise, acteur international de référence dans le monde de l'évènement, accompagne ses clients de la conception à la mise en oeuvre de leurs manifestations partout dans le monde. Fort de ses 4252 collaborateurs, le CA du Groupe en 2016 s'est élevé à 953 M€.
La structure est l'agence de conseil stratégique et opérationnel en communication événementielle du groupe GL events.
Elle recherche pour son agence parisienne, un assistant de Production H/F.
Descriptif :
Au sein du Département Production, en qualité d'assistant(e) de production, vous serez notamment chargé(e), sans que cette liste soit considérée comme limitative, des fonctions suivantes :
En phase d'appel d'offres :
- Participation aux réunions préparatoires, initiation aux méthodes de l'agence pour gérer un appel d'offres et en organiser sa réponse,
- Prise de connaissance du cahier des charges du client (brief sur l'événement : format, date, effectif, déroulé…),
- Participation à la réflexion stratégique, proposition d'idées et réalisation des recherches correspondantes auprès des prestataires (lieux, traiteur, goodies…),
il- En fonction de ses compétences, rédaction d'une partie de la recommandation sous la supervision du Pilote de la Compétition et du Directeur de Production,
- Production des recherches nécessaires (recherche d'un lieu disponible pour l‘événement, des prestataires …),
- Archivage des photos et les plans sur le serveur.
En phase de gestion de projet / production :
- Intervention en tant que soutien au Directeur de Production,
- Sélection et contact des prestataires techniques et logistiques,
- Rédaction des cahiers de charges prestataires pour recevoir leur proposition tarifaire,
- Etablissement d'une synthèse comparative à réception des différentes offres tarifaires,
- Exécution d'un reporting régulier auprès du Directeur de Production.
- Contribution à l'élaboration des différents documents nécessaires (feuille de service, retroplanning, logistique équipe),
- Participation à l'événement sur le terrain,
- Participation au débriefing interne de l'opération.
À tout moment :
- Participation et appui aux projets transversaux à l'échelle de l'agence et/ou du groupe,
- Veille des tendances créatives du marché et des nouveautés,
- Lecture de tous supports (internet, magazines de la profession) susceptibles d'enrichir sa connaissance et culture du métier.
PAS D'ALTERNANCE, merci.
Profil :
Vous êtes à minima titulaire d'une Licence, et possédez une expérience concluante dans une fonction similaire ou parcours reconnu en tant que stagiaire.
Autonome, vous avez de réelles qualités relationnelles, avec votre équipe comme avec le reste des personnes présentes dans l'entreprise.
Vous faites preuve d'organisation et d'un suivi rigoureux ; vous êtes dynamique, et à l'aise dans votre expression orale.
Doté d'une bonne capacité rédactionnelle, vos reporting sont précis et pointus ; vous disposez également d'une réelle disposition à l'analyse et à la synthèse.
Vous maîtrisez les outils informatiques : Pack Office (Word, Excel, Powerpoint), Internet, les réseaux sociaux, Keynote, File Maker Pro et vous connaissez l'environnement Mac.
L'anglais serait un plus.
Vous serez supervisé par un (ou plusieurs) Directeur(s) de Production, qui définira/ont le cadre et les moyens pour accomplir les missions qui vous seront confiées.
Il vous sera demandé de respecter le cadre budgétaire et les délais impartis par l'événement, ainsi que les normes de qualité définies à l'agence.
